Wie kann man Maverick Buying vermeiden?
Maverick-Einkauf, auch bekannt als Schatten-IT, ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Praxis von Einzelpersonen und Abteilungen innerhalb einer Organisation zu beschreiben, die Produkte und Dienstleistungen ohne die Zustimmung der IT-Abteilung oder das Wissen des Beschaffungsteams kaufen. Diese Praxis wird auch als „Maverick Buying“ bezeichnet. Obwohl es nicht unbedingt negative Folgen haben muss, kann Maverick Purchase zu erhöhten Kosten, erhöhten Sicherheitsbedrohungen und einer ineffizienten Nutzung verfügbarer Ressourcen führen. Für Unternehmen ist es unerlässlich, einen Plan zu haben, um „Maverick Buying“ zu stoppen und sicherzustellen, dass Technologieentscheidungen strategisch und mit Unterstützung der relevanten Stakeholder getroffen werden, damit das Unternehmen seine Position als wettbewerbsfähiger Marktteilnehmer behaupten kann.
Zunächst ist es wichtig, die Faktoren zu verstehen, die zum Maverick Buying beitragen, und die Methoden, die zur Verringerung seiner Häufigkeit angewendet werden können. In den meisten Fällen kommt es zu Maverick Purchase, weil die IT-Abteilung oder das Beschaffungsteam die Anforderungen einer bestimmten Person oder Abteilung nicht rechtzeitig erfüllen können. Dies kann das Ergebnis unzureichender Ressourcen, einer übermäßigen Anzahl konkurrierender Prioritäten oder einer Kommunikationsstörung zwischen der betreffenden Person oder Abteilung und der IT-Abteilung sein. Maverick Purchase kann auch auftreten, wenn eine Person oder Abteilung den Beschaffungsprozess nicht versteht oder wenn diese Person oder Abteilung nicht die Unterstützung der IT-Abteilung oder des Beschaffungsteams hat.
Ein Unternehmen muss über ein eindeutiges Beschaffungsverfahren verfügen, das jeder Abteilung und jedem Einzelnen mitgeteilt wird, um die Möglichkeit von Einzelkäufen auszuschließen. Darin sollten die Kategorien von Waren und Dienstleistungen, die gekauft werden können, sowie wer für die Einkäufe verantwortlich ist und wie sie zu tätigen sind, umrissen werden. Darüber hinaus müssen Organisationen sicherstellen, dass alle ihre Mitarbeiter über den Beschaffungsprozess informiert sind und darin geschult werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen es den Mitarbeitern erleichtern, mit dem Beschaffungsteam in Kontakt zu treten, und dieses Team ermutigen, eng mit anderen Abteilungen und Einzelpersonen zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die Anforderungen aller berücksichtigt werden.
Darüber hinaus müssen Unternehmen und andere Organisationen über eine Budgetierungs- und Einkaufsrichtlinie verfügen, in der die Verfahren für die Budgetierung und den Einkauf detailliert beschrieben sind. Diese Richtlinie sollte erklären, wer für die Budgetierung und den Einkauf verantwortlich ist, wie viel Geld ausgegeben werden darf, wie Einkäufe getätigt werden sollten und wie viel Geld ausgegeben werden darf. Außerdem sollte der Freigabeprozess für Käufe in dieser Richtlinie beschrieben werden, sowie eine Erklärung, wie Transaktionen nachverfolgt und überwacht werden sollten.
Schließlich müssen Unternehmen die Möglichkeit der Einführung eines automatisierten Beschaffungssystems sorgfältig prüfen. Durch den Einsatz automatisierter Beschaffungstechnologien kann das Maverick Buying-Risiko reduziert und der Beschaffungsprozess rationalisiert werden. Die entsprechenden Waren und Dienstleistungen sowie die erforderlichen Genehmigungen können mit Hilfe von automatisierten Beschaffungssystemen sichergestellt werden, die auch dazu beitragen können, die Erfüllung dieser Anforderungen zu gewährleisten. Darüber hinaus können automatisierte Beschaffungssysteme dazu beitragen, sicherzustellen, dass Einkäufe verfolgt und überwacht werden und dass Anomalien schnell erkannt und behoben werden, falls sie auftreten.
Ungeplante Einkäufe können zu erhöhten Ausgaben, erhöhten Risiken und einer ineffizienten Nutzung verfügbarer Ressourcen führen. Unternehmen können jedoch das Risiko von Maverick Buying verringern und sicherstellen, dass Entscheidungen in Bezug auf Technologie strategisch und mit Zustimmung der entsprechenden Interessengruppen getroffen werden, indem sie einen klaren Beschaffungsprozess implementieren, Mitarbeiter schulen und ein automatisiertes Beschaffungssystem verwenden. Diese drei Schritte zusammen ergeben eine umfassende Beschaffungsstrategie.
